วิธีการการสร้าง check box ( help ของ word 2007 เรียกว่า checklist ครับ) ใน word 2007 นี้ก็มีวิธีการคล้ายกับการสร้าง check box ใน excel 2007 แต่มีความแตกต่างกันเล็กน้อย และวัตถุประสงค์ในการใช้งานก็มี 2 อย่างคือ

ก.  การสร้าง checklist ไว้ในเอกสารเพื่อพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร  และ

ข.  การสร้าง checklist ไว้ในเอกสารเพื่อบันทึกข้อมูล (บางทีเรียก control box) สามารถคลิ๊กเลือก หรือไม่เลือกข้อมูลที่ต้องการได้  ดังภาพที่ 1 และในที่นี้ผมจะกล่าวเฉพาะข้อนี้เท่านั้นครับ เอาเป็นว่ามาดูวิธีการทำกันเลยดีกว่า

01
ภาพที่ 1 ตัวอย่า่ง checklist เพื่อการบันทึกข้อมูล

ขั้นที่ 1 สร้างตาราง

ก.  ในแทป Insert  คลิ๊ก Table เพื่อแทรกตาราง

ข.  จำนวน  column  ที่ใช้คือ 2  column ต่อ  1  บรรทัด

ค.  ใส่  row  ตามต้องการ และจะต้องเป็น 1  row  ต่อ  1  รายการที่จะทำ  checklist
** ไม่ต้องกังวลเรื่องขนาดที่ใหญ่เกินไปของตาราง เพราะเราสามารถแก้ไขขนาดให้พอดีได้ภายหลัง  **

ขั้นที่  2  การแทรก check box และข้อความ

ในการแทรก  check box เราจะต้องเปิดการทำงานของแทป  Developer  เสียก่อนนะครับ

การเปิดแทป Developer

a.  คลิ๊กที่ Microsoft Office Buttonimage   และคลิ๊กที่  Word Options

b.  คลิ๊ก Popular อยู่ทางด้านซ้ายมือ

c.  ติ๊กถูกหน้า Show Developer Tab in Ribbon

การแทรก Check box

ก.  ในตารางที่ได้แทรกไว้ คลิ๊กให้ cursor อยู่ที่ช่องด้านซ้าย

ข.  บนแทป Developer ในกลุ่ม Controls คลิ๊ก Legacy Tools ดังภาพ

02
ภาพที่  2  ตำแหน่งของ Legacy Tools บนแทป Developer

 

ค.  ใน Legacy Tools เลือก Check Box Form Field 

01  

ง.  หากแทรกแล้ว check box ที่ได้มีพื้นเป็นสีเทา ก็ให้คลิ๊กเลือก From Field Shading    เพื่อเอาพื้นสีเทาออก

02

จ.  ในช่องถัดไปที่ต้องการจะแทรก check box ให้กด Ctrl+Y ทำอย่างนี้จบครบทุกช่องที่ต้องการ

ฉ.  ในช่องด้านขวา ให้พิมพ์ข้อความตามที่ต้องการ

03
ภาพที่  3  ตัวอย่างเอกสารเมื่อแทรก check box และ้ข้อความเสร็จแล้ว

ขั้นที่  3  Refine the layout (ไม่รู้จะแปลเป็นไทยว่าอย่าไร)

 

          หลังจากที่ได้แทรก check box และข้อความต่างๆ ไว้ครบถ้วนแล้ว แน่นอนครับ เราต้องการจัด ตกแต่งทุกอย่างให้ดูดีขึ้น เช่น การลบเส้นตาราง การจัดช่องว่างระหว่าง check box กับตารางและข้อความ ซึ่งมีวิธีการง่ายๆ และรวดเร็ว ดัีงนี้

ก.  คลิ๊กขวาที่ตารางเลือก AutoFit —> AutoFit to Contents

03
ภาพที่  4  ตัวอย่างเอกสารเมื่อเลือก AutoFit to Contents แล้ว

ข.  คลิ๊กขวาที่ตารางเลือก Table Properties และคลิ๊กเลือกแทป Cell

ค.  ในหัวข้อ Vertical alignment เลือก Center จากนั้นคลิ๊ก OK

04

ภาพที่  5  การเลือก Vertical alignment

ง.  ตรงนี้จะได้เอกสารที่มี check box และข้อความอยู่ตรงกลางของตาราง

04
ภาพที่  6  ผลที่ได้หลังจากเลือก Vertical alignment แล้ว

จ.  ที่แทป Table คลิ๊ก Borders and Shading และเลือกแทป Borders

ฉ.  ในหัวข้อ Setting : เลือก None เพื่อให้ตารางไม่มีเส้น จากนั้นคลิ๊ก OK

05

ภาพที่  7  การจัดรูปแบบตารางไม่ให้มีเส้นปรากฏ

ขั้นที่  4  การล๊อคฟอร์ม

          หลังจากที่เราได้ Refine the layout ไปเีรียบร้อยแล้วต่อไปก็เป็นการล๊อคไม่ให้มีการแก้ไขฟอร์มที่เราได้ทำไป (นอกจากการคลิ๊กเลือก หรือไม่เลือกในช่องที่เรากำหนให้เท่านั้น) อย่างไรก็ดีก่อนที่จะทำการล๊อคฟอร์ม ต้องแน่ใจก่อนว่าข้อความที่เราใส่ไปนั้นได้ตรวจทานถูกต้องแล้ว จะได้ไม่ต้องกลับมาแก้ไขใหม่อีก  มีวิธีการดังนี้ครับ

ก.  ขั้นแรกตรวจดูที่แทป Developer ว่าไม่ได้เลือก (ต้องเป็นดังภาพ) Design Mode ไว้ หากเลือกไว้ให้คลิ๊กอีกครั้งเพื่อออกจาก Design Mode

05
ภาพที่  8  หากเป็นดังภาพ แสดงว่าไม่ได้อยู่ใน Design Mode เป็นอันใช้ได้ครับ

ข. ในแทป Developer คลิ๊กที่ Protect Document และเลือก Restrict Formatting and Editing จะปรากฏ task pane ทางด้านขาวมือ

ค. ที่ task pane หัวข้อที่ 2. Editing Restrictions ติ๊กถูกหน้าหัวข้อ Allow only this type of editing in the document และเลือก Filling in forms จาก drop down menu

ง. ที่ task pane ในหัวข้อที่  3. Start enforcement คลิ๊กปุ่ม Yes, Start Enforcing Protection ตามภาพ

06
ภาพที่ 9 Task pane และัลำดับการเลือก

จ. เมื่อคลิ๊กปุ่ม Yes, Start Enforcing Protection แล้วจะมี dialog box ขึ้นมาให้ใ่ส่ password เพื่อป้องกันการแก้ไข (ต้องใส่เพื่อให้คนที่รู้ password เท่านั้นที่สามารถแำกไข้เอกสารได้) เท่านี้เป็นอันเสร็จสิ้น ไม่มีำภาพตัวอย่างนะครับ แต่มีไฟล์ตัวอย่างแทนสามารถโหลดได้จากที่นี่หรือที่ไฟล์แนบด้านล่างครับ

Advertisements