สวัสดีครับ

                    มีเพื่อนพนักงานท่านหนึ่งมาปรึกษาเกี่ยวกับ MS Outlook ของเค้ามันไม่ทำงาน สั่งปิดก็ไม่ได้ ผมก็ได้ไปดูให้ แล้วก็พบว่าไฟล์ outlook.pst มีขนาดใหญ่เกินไป ก็เป็นธรรมดาครับ ทุกวันนี้ email กับการทำงานเป็นของคู่กันไปซะแล้ว หลายๆ ท่านจำเป็นต้องเก็บ email ไว้เป็นหลักฐานในทางธุระกิจ จะลบไปก็คิดว่ายังไม่ถึงเวลาเอาไปเอามาก็เลยมีขนาดใหญ่ไป (บางท่านอาจไม่ใช่ชื่อนี้ แต่เป็นนามสกุลเดียวกัน ไฟล์ของเพื่อนพนักงานท่านนี้มีขนาด 9 GB กว่าๆ ) ท่านสามารถตรวจสอบไฟล์ของท่านได้ โดยไปที่เมนู File —> Data Files Management… แล้วทำตามรูปครับ

02

 

โปรแกรมจะเปิดโฟลเดอร์ที่เราเก็บไฟล์ email ไว้ก็จะสามารถ check ขนาดไฟล์ email ของเราได้ ที่นี้ เมื่อทราบขนาดแล้ว รู้สึกว่ามันใหญ่เกินไป หรือไม่ต้อง check ขนาด แต่ก็รู้สึกว่าเวลาทำงานกับ MS Outlook แล้วมันช้า หน่วงๆ อืดๆ ก็ให้ลองใช้ฟังก์ชั่น Archive ดูครับ

                    แต่ก่อนจะข้ามไปดูวิธี เตือนไว้นิดนะครับว่า email ที่ท่านได้ทำการแบ่งแยกเป็นโฟลเดอร์ เป็นหมวดหมู่ อย่างสวยงามและเป็นระเบียบ เมื่อทำ Archive แล้ว email จะถูกดึงไปรวมกันไว้ในโฟลเดอร์ Archive โดยไม่มีการแบ่งหมวดหมู่ให้นะครับ(ไม่หายแน่นอนครับ)

วิธีการก็ไปที่ Tools —> Options … —> Other —> AutoArchive —> ตามรูปด้านล่างครับ

03

– คลิ๊กเลือก Run Auto…. ในข้อ 5 ตามรูป ตรงนี้สามารถเลือจำนวนวันที่มากกว่า หรือน้อยกว่าก็ได้

– ในข้อ 6 เป็นการเลือกว่าจะ clean ตัว email ฉบับที่มีอายุมากกกว่า กี่เดือน ซึ่งสามารถเลือกได้

– ข้อ 7 เป็นการเลือกว่าจะให้ Archive ไปอยู่ที่ไหน ก็แนะนำให้อยู่ที่เดียวกับ Outlook.pst ครับ

– จากนั้นคลิ๊ก OK

ถ้าทำตามในรูป ก็เป็นอันว่าตอนนี้เราได้ตั้งค่า AutoAchive ให้ทำงานทุก 14 วัน โดยไม่ต้องถามก่อนจะ run AutoArchive โดยจะย้าย email ที่มีอายุมากกว่า 6 เดือนไปไว้ที่ C:Documents and Settingsboong…… แล้วนะครับ หรือ ถ้าไม่อยากทำ AutoArchive แต่อยากทำด้วยตัวเอง ก็ได้เช่นกันครับ โดย

1. คลิ๊กขวาที่ Inbox หรือ โฟลเดอร์ที่ต้องการ

2. เลือก properties

3. ที่แทป AutoArchive เลือก Archive this….. แล้วกำหนดอายุ email ที่ต้องการ clean เลือก Move Old items to: จากนั้นกำหนดที่เก็บไฟล์ ก็แนะนำให้อยู่ที่เดียวกับ Outlook.pst นั่นแหละครับ จากนั้นคลิ๊ก Apply แล้วดูผลครับ

04

Advertisements