อันนี้ก็มาจากคำถามของน้องทิปอีกข้อที่ติดค้างไว้ครับ ถามว่า “ถ้าเราต้องการ print ข้อมูลให้แสดง comment ที่เราเขียนไว้ด้วย ทั้งๆ ที่หน้าจอก็โชว์ comment แต่เวลา print ไม่แสดงค่ะ ทิพย์ใช้ office 2007 นะคะ” อันนี้ไม่ยากอีกแล้ว งั้นผมเริ่มจากการใส่ Comment ก่อนดีกว่า
บางครั้ง หรือหลายๆ ครั้งที่เราต้องทำงานเกี่ยวกับเอกสาร ที่ต้องใช้งานร่วมกัน หรือตรวจสอบร่วมกันหลายๆ คน วิธีการที่จะแก้ไขได้ดีที่สุดและเร็วที่สุด ก็จำเป็นต้องใช้งานส่วน Comment จากตัวอย่างผมใช้โปรแกรม Excel 2007 เป็นใบปะหน้าสำหรับส่งแฟกซ์ (ที่ TCT หากผู้ส่งแฟกซ์ใช้ใบส่งนี้ แฟกซ์จะไปถึงผู้รับทาง email โดยไม่ผ่าน operator ครับ)
โดยผมจะ comment ส่วนสำคัญไว้คือชื่อผู้รับ ว่าต้องเป็นภาษาอังกฤษ ใช้รูปแบบตัวอักษร คือ Arial และขนาด 20 เท่านั้น วิธีการคลิ๊ก cel ที่ต้องการ comment จากนั้นที่แทป Review ……. แล้วตามรูปครับ
จากรูป จะเห็นว่า comment ที่ใส่ลงไปมีขนาดเล็กนิดเดียว และอยู่ในตำแหน่งที่ไม่สวยงามนัก ต้องการแก้ไขให้มีขนาดใหญ่พอที่จะมองเห็นได้ง่าย ใช้เมาส์คลิ๊กขวาที่ขอบ comment เลือก Format Comment ดังภาพ
จากนั้นหน้าต่าง Format Comment ขึ้นมา จัดการตามต้องการได้ทันทีครับ จากตัวอย่าง ผมเปลี่ยนแค่ขนาดของตัวอักษรเท่านั้น
ส่วนตำแหน่ง ก็แค่ใช้เมาส์จับลากออกมาเท่านั้นเองครับ ก็จะได้ดังรูปข้างล่าง
ที่นี้มาเรื่องการ print comment กันบ้าง ปกติ comment ที่เราใส่เข้าไป เมื่อสั่ง print เอกสาร จะไม่ปรากฏ comment ออกมาในกระดาษด้วย แต่หากต้องการให้มี comment ติดออกมาในกระดาษเมื่อสั่ง print ก็สามารถทำได้ครับ โดยไปที่แทป Page Layout และดูตามรูปครับ
จากนั้นก็สามารถสั่ง print ได้ตามต้องการครับ และด้วยวิธีการทั้งหมดนี้ สามารถใช้ได้กับ Word หรือ Power Point ด้วยครับ
Boongot Space 